Van Gijssel Mediation
Harmoniehof 21
1507 TX Zaandam
M: 06-28786587
E: i.van.gijssel@kpnmail.nl
Dit is de privacyverklaring van Van Gijssel Mediation gevestigd aan de Harmoniehof 21, 1507 TX te Zaandam (hierna: de “mediator” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kun je informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als je gebruik wilt maken van je in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als je een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via telefoon: 06-28786587 of e-mail: i(dot)van(dot)gijssel(at)xs4all(dot)nl. Als je niet tevreden bent over de afhandeling van je klacht of als je de klacht liever niet bij ons indient, kun je deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Indien je een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die jij en de andere partij(en) aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval jouw contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Indien je een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast jouw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Indien je contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die jij verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die jij aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer en de reden waarom je contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat je een vraag hebt).
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die jij hebt verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij je om toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken. Jij geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als je deze toestemming niet geeft kun je helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
Je hebt het recht om je toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van jou verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor je verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
De betalingsgegevens die jij hebt verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die je met ons sluit uit te voeren.
De contactgegevens die je aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met je op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij je eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Jouw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die jij ten behoeve van de facturering aan de Mediator hebt verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als jij van ons mag verwachten.
Indien jij, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin jouw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Jouw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken jouw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Jij hebt de volgende rechten:
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer je die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Je kunt je rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en je per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie mei 2020
Harmoniehof 21
1507 TX Zaandam
M: 06-28786587
E: i.van.gijssel@kpnmail.nl
